Trong nhiều năm qua, một trong những lời khuyên phổ biến nhất dành cho những ai muốn khởi nghiệp kinh doanh là: “Hãy bán hàng online, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng”. Tuy nhiên, sau khi đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, chúng tôi nhận ra rằng đây là một trong những hiểu lầm lớn nhất về thương mại điện tử.
Sự thật là Chi phí đầu tư và vận hành một hệ thống kinh doanh online chuyên nghiệp thường cao hơn đáng kể so với việc thuê một mặt bằng cửa hàng truyền thống. Hãy cùng Giải Pháp Web phân tích kỹ lưỡng với số liệu thực tế để hiểu rõ vấn đề này.
1. So sánh chi phí Cửa hàng truyền thống và Cửa hàng online
1.1. Chi phí cửa hàng kinh doanh offline (tham khảo)
Khi thuê một mặt bằng kinh doanh, các khoản chi phí chính thường bao gồm:
- Tiền thuê mặt bằng: 15-30 triệu đồng/tháng tùy vị trí
- Trang trí, sửa chữa ban đầu: 50-100 triệu đồng (một lần)
- Điện nước: 3-5 triệu đồng/tháng
- Nhân viên bán hàng: 2-3 người với mức 8-12 triệu đồng/người
Tổng chi phí vận hành hàng tháng: 40-80 triệu đồng
Chi phí khởi tạo: 50-100 triệu đồng
1.2. Chi phí cửa hàng kinh doanh online chuyên nghiệp (tham khảo)
a. Giai đoạn đầu tư – khởi tạo – xây dựng ban đầu
Hệ thống website thương mại điện tử
Theo báo cáo thị trường năm 2025, một website bán hàng chuyên nghiệp đòi hỏi đầu tư:
- Website cơ bản: 15-30 triệu đồng
- Website chuyên nghiệp (tính năng nâng cao): 30-80 triệu đồng
- Website cao cấp/tùy biến: 80 triệu trở lên
Đây bao gồm thiết kế giao diện, lập trình tính năng, tích hợp thanh toán, quản lý kho hàng, và hệ thống CRM. Chưa tính đến chi phí nâng cấp và bảo trì định kỳ từ 2-5 triệu đồng/năm.
Chụp ảnh và sản xuất nội dung sản phẩm
Mỗi sản phẩm cần bộ ảnh chuyên nghiệp, video giới thiệu, và mô tả chi tiết. Chi phí này dao động 2-5 triệu đồng cho mỗi sản phẩm. Nếu bạn có 100 SKU, con số có thể lên đến 200-500 triệu đồng.
Thiết lập hệ thống vận hành
Đầu tư cho phần mềm quản lý, hệ thống ERP, công cụ marketing automation, và các công cụ phân tích dữ liệu có thể tốn thêm 30-100 triệu đồng.
b. Chi phí vận hành hàng tháng – Khoản chi lớn nhất
Marketing và quảng cáo số – Chi phí “khủng khiếp” nhất
Đây là khoản chi lớn nhất và thường chiếm 20-30% doanh thu. Theo các chuyên gia marketing, chi phí đầu tư cho marketing online chiếm tới 50-70% tổng ngân sách marketing.
Một cửa hàng online muốn cạnh tranh hiệu quả cần đầu tư tối thiểu 20-50 triệu đồng/tháng cho Facebook Ads, Google Ads, và các kênh quảng cáo khác. Một số case study cho thấy doanh nghiệp lớn phải chi 150.000 USD (khoảng 3.75 tỷ đồng) chỉ trong một tháng cao điểm để duy trì ROAS (Return On Ad Spend) ở mức 5-10x.
Với cửa hàng truyền thống, khách hàng tự nhiên đi ngang qua – bạn không phải trả tiền cho mỗi lượt “ghé thăm”.
Nhân sự chuyên môn – Đội ngũ lớn hơn dự đoán
Thay vì 2-3 nhân viên bán hàng, bạn cần một đội ngũ đa năng:
- Chuyên viên marketing: 12-20 triệu đồng/tháng
- Designer: 10-15 triệu đồng/tháng
- Content writer: 8-12 triệu đồng/tháng
- Nhân viên chăm sóc khách hàng online: 2-3 người, 8-10 triệu đồng/người
- Nhân viên quản lý đơn hàng và logistics: 8-12 triệu đồng/tháng
Tổng chi phí nhân sự: 60-90 triệu đồng/tháng
Chi phí công nghệ định kỳ
Hosting, tên miền, SSL, CDN, và các dịch vụ công nghệ khác tốn khoảng 3-10 triệu đồng/tháng. Phần mềm marketing như email marketing (ví dụ Klaviyo, Mailchimp), CRM, analytics tools thêm 5-15 triệu đồng/tháng.
Chi phí vận chuyển và logistics
Mặc dù có thể chuyển một phần cho khách hàng, nhiều cửa hàng online phải hỗ trợ hoặc miễn phí ship để cạnh tranh. Chi phí này có thể chiếm 5-10% doanh thu.
Chi phí chăm sóc khách hàng và xử lý đổi trả – Tỷ lệ cao hơn đáng kể
Tỷ lệ đổi trả hàng online cao hơn nhiều so với cửa hàng truyền thống: 10-20% so với 2-5%. Chi phí vận chuyển hai chiều và xử lý đơn hàng có thể lên đến 10-20 triệu đồng/tháng.
1.3. Bảng tổng kết so sánh chi phí của 2 mô hình
Hạng Mục | Offline | Online | Ghi Chú |
|---|---|---|---|
Mặt bằng/Website | 15-30 triệu/tháng | 1-5 triệu/tháng | Online thấp hơn |
Marketing | 3-5 triệu/tháng | 20-50 triệu/tháng | Online cao gấp 5-10 lần |
Nhân sự | 16-36 triệu/tháng | 60-90 triệu/tháng | Online cần nhiều người hơn |
Vận chuyển/Logistics | 3-5 triệu/tháng | 10-20 triệu/tháng | Online cao hơn do đổi trả |
Công nghệ | 3-5 triệu/tháng | 8-25 triệu/tháng | Online cần nhiều công cụ |
Tổng chi phí/tháng | 40-80 triệu | 100-200 triệu | Online gấp 2-4 lần |
Chi phí khởi tạo | 50-100 triệu | 300-800 triệu | Online cao hơn đáng kể |
2. Một vài số liệu thực tế: “Nỗi đau” của nhiều doanh nghiệp kinh doanh online
Những con số dưới đây cho thấy rõ ràng áp lực chi phí mà những doanh nhân online phải chịu:
2.1. Tỷ lệ sụt giảm các shop online năm 2024-2025
Theo báo cáo của Metric.vn, thị trường thương mại điện tử Việt Nam trong năm 2024 có tổng doanh số tăng 37.36%, nhưng số lượng shop phát sinh đơn hàng giảm 20.25% (tương đương 165.000 shop):
- Shopee: 86.300 shop mất đơn hàng
- TikTok Shop: 55.300 shop mất đơn hàng (phí tăng từ 3-4% lên 10-12% cho ngành thời trang)
- Lazada: 7.000 shop mất đơn hàng
- Khác: Phần còn lại
Chỉ 6 tháng đầu năm 2025, thêm 80.000 gian hàng bốc hơi khỏi các sàn, không hoạt động hoặc không phát sinh đơn hàng.
Nguyên nhân chính: Chi phí tăng vọt
Bà Phạm Thị Hoàng Trâm, Giám đốc Công ty Hoa Tigon, cho biết: “Trước xu hướng mua sắm hoa trực tuyến ngày càng nhiều hơn, chúng tôi phải xây dựng kênh bán hàng online. Tuy nhiên thời gian đầu rất khó khăn do phải đầu tư lớn vào marketing, nhân sự, và các chi phí vận hành khác.”
Từ giữa tháng 7-2025, TikTok Shop bất ngờ gộp phí SPF (Shipping Fee Program) vào phí nền tảng, khiến một số ngành hàng như thời trang tăng phí gấp 3 lần (từ 3-4% lên 10-12%). Shopee cũng bổ sung phí hạ tầng 3.000 đồng/đơn hàng.
2.2. Một phần ba số Startup online phá sản trong 2 năm đầu
Theo các chuyên gia, 1/3 công ty khởi nghiệp nhanh chóng phá sản do không đủ tiền mặt để duy trì hoạt động. Lý do chính là họ không tính toán đúng chi phí khởi tạo và vận hành, dẫn đến vốn cạn kiệt.
2.3. Case Study thực tế: Từ thất bại đến thành công
a. Case Study 1 (nước ngoài): Bobby Với Ion Bottles (Dropshipping → Brand Building)
Bobby bắt đầu với Dropshipping sản phẩm đồ chơi bơm hơi trong mùa hè (sản phẩm trending). Năm đầu tiên (2020) chỉ đạt $14.000 doanh thu. Sau đó, anh chuyển sang xây dựng brand riêng với sản phẩm Ionbottles trên Shopify:
- 2021: 130.000 USD
- 2022: $2.1 triệu USD
- 2023: $2.1 triệu USD
- 2024: Dự kiến $6 triệu USD
Nhưng để đạt được con số này, Bobby phải chi:
- Chi phí marketing: $2.000/ngày (khoảng 50 triệu đồng/tháng) vào các ngày bình thường, và lên tới $150.000/tháng trong mùa cao điểm (khoảng 3.75 tỷ đồng)
- Email marketing: Duy trì 60.000 leads, chiếm 30% doanh số hàng tháng
- Dịch vụ 3PL (Logistics): Để quản lý kho hàng tập trung
- Community management: Tạo Facebook group để tương tác với khách hàng
Mặc dù kinh doanh online, Bobby phải vận hành như một công ty quy mô vừa với đầy đủ nhân sự, hạ tầng công nghệ, và ngân sách marketing lớn.
b. Case Study 2 (Việt Nam): Doanh Nghiệp Hoa Tươi Chuyển Sang Online
Bà Phạm Thị Bích Thủy, Giám đốc HTX nông nghiệp kinh doanh dịch vụ tổng hợp Sen Đông Hòa (Phú Yên), quyết định xây dựng kênh bán hàng online trên TikTok Shop và Shopee. Dù kinh doanh thành công ở cửa hàng offline, nhưng khi chuyển sang online:
- Phải đầu tư vào chụp ảnh sản phẩm chuyên nghiệp
- Tuyển thêm nhân viên để quản lý các kênh online
- Chi phí quảng cáo tăng gấp đôi
- Phải xử lý tỷ lệ đổi trả cao hơn (do khách hàng không thể nhìn trực tiếp sản phẩm)
3. Vậy có nên kinh doanh online không? Tại sao?
Mặc dù chi phí cao hơn, kinh doanh online vẫn có những lợi thế vượt trội khi được triển khai đúng:
3.1. Khả năng mở rộng không giới hạn
Một cửa hàng vật lý chỉ phục vụ được khách hàng trong bán kính 5-10km. Website của bạn có thể tiếp cận 70 triệu người dùng internet Việt Nam và thậm chí khách hàng quốc tế.
3.2. Hoạt động liên tục 24/7
Cửa hàng online bán hàng suốt ngày đêm mà không cần thêm nhân viên trực. Doanh thu không bị giới hạn bởi giờ mở cửa.
3.3. Dữ liệu khách hàng chi tiết
Bạn biết chính xác khách hàng xem sản phẩm nào, ở bước nào trong hành trình mua hàng, từ đâu đến, và có thể tối ưu hóa liên tục. Trong cửa hàng truyền thống, điều này gần như không thể thực hiện được.
3.4. Chi phí biên thấp khi mở rộng
Khi tăng doanh thu gấp đôi, chi phí không tăng tương ứng. Chi phí để phục vụ thêm 1.000 khách hàng online thấp hơn nhiều so với việc mở thêm chi nhánh.
3.5. Khả năng thử nghiệm nhanh chóng
Bạn có thể test sản phẩm mới, thay đổi giá, điều chỉnh chiến lược trong vài giờ thay vì vài tuần. Khi kinh doanh trên sàn TMĐT, việc này còn dễ hơn nữa.
4. Sự Khác Biệt Cấu Trúc Chi Phí Từ Góc Nhìn Quốc Tế
Một nghiên cứu từ Transport Geography cho thấy sự khác biệt trong cấu trúc chi phí của cửa hàng bán lẻ truyền thống vs online (với cùng giá bán 3.000.000 đồng cho một sản phẩm áo khoác):
Cửa hàng bán lẻ truyền thống:
- Chi phí hàng hóa: 30%
- Lương (Payroll): 18%
- Thuê mặt bằng (Rent): 15%
- Marketing: 10%
- Vận chuyển: 3%
- Khác: 24%
Cửa hàng online:
- Chi phí hàng hóa: 30%
- Chi phí vận hành (công nghệ + platform): 20%
- Marketing: 10%
- Chi phí vận chuyển (thường miễn phí): 7%
- Kho hàng + Fulfillment: 3%
- Khác: 30%
Dù cấu trúc khác, tổng chi phí hoạt động của online không nhất thiết thấp hơn offline, đặc biệt khi tính vào chi phí marketing cao và sự phức tạp trong logistics.
5. Bài học quan trọng dành cho doanh nhân kinh doanh online
Việc hiểu đúng về chi phí kinh doanh online giúp bạn:
5.1. Chuẩn bị ngân sách phù hợp
Đừng nghĩ rằng 10-20 triệu đồng là đủ để bắt đầu một cửa hàng online chuyên nghiệp. Bạn cần ít nhất 100-300 triệu đồng vốn ban đầu để triển khai đầy đủ các khía cạnh của kinh doanh online.
5.2. Xây dựng kế hoạch dài hạn
Kinh doanh online cần thời gian để xây dựng thương hiệu, tối ưu hóa quảng cáo, và tạo dựng lòng tin. Đừng mong đợi lợi nhuận ngay trong 6 tháng đầu. Bobby mất gần 2 năm mới đạt điểm hòa vốn.
5.3. Đầu tư đúng mức vào những hạng mục quan trọng
Nhiều doanh nghiệp thất bại vì cắt giảm chi phí sai chỗ – làm website rẻ tiền (dẫn đến website chậm, tỷ lệ chuyển đổi thấp), không đầu tư marketing đủ (không có khách hàng), hoặc thuê nhân sự thiếu chuyên môn (quy trình không hiệu quả).
5.4. Kết hợp đa kênh là lựa chọn thông minh
Mô hình tối ưu thường là kết hợp online và offline, tận dụng ưu điểm của cả hai kênh. Nhiều doanh nghiệp thành công (ví dụ công ty hoa tươi) vừa duy trì cửa hàng offline vừa xây dựng kênh online.
Tính toán Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO)
Trước khi quyết định nền tảng e-commerce (Haravan, Sapo, Shopify, WooCommerce, hoặc tự xây dựng), hãy tính toán TCO bao gồm: chi phí ban đầu, chi phí hàng tháng, chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp, và tiềm năng chi phí phát sinh khi doanh nghiệp mở rộng.
Kết Luận
Kinh doanh online không phải là con đường “dễ và rẻ” như nhiều người vẫn nghĩ. Đây là một ngành đòi hỏi đầu tư nghiêm túc về cả tài chính lẫn chuyên môn. Chi phí vận hành có thể gấp 2-4 lần so với cửa hàng truyền thống, và chi phí khởi tạo có thể lên tới 300-800 triệu đồng.
Tuy nhiên, với chiến lược đúng đắn và nguồn lực phù hợp, lợi ích dài hạn mà nó mang lại (mở rộng không giới hạn, 24/7 hoạt động, dữ liệu chi tiết, chi phí biên thấp) hoàn toàn xứng đáng với khoản đầu tư ban đầu. Điều quan trọng là phải hiểu rõ chi phí thực tế, lên kế hoạch kỹ lưỡng, và không cắt giảm chi phí sai chỗ trong giai đoạn đầu.
Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi sang kinh doanh online hoặc xây dựng hệ thống thương mại điện tử cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với Giải Pháp Web để được tư vấn chi tiết về chi phí thực tế, chiến lược dài hạn, và lộ trình phù hợp với ngân sách và mục tiêu kinh doanh của bạn.