Cách viết yêu cầu thiết kế website (brief) để nhận báo giá chính xác

Bản yêu cầu thiết kế website, thường gọi là brief, là tài liệu mô tả website cần đạt mục tiêu gì, phục vụ ai, gồm những trang và chức năng nào, nội dung do ai chuẩn bị, ngân sách và thời hạn ra sao. Một brief rõ ràng giúp doanh nghiệp nhận được báo giá sát thực tế, so sánh được giữa các đơn vị, và tránh phát sinh khi đã bắt đầu làm.

Nhiều doanh nghiệp gửi cho ba đơn vị cùng một câu "báo giá giúp website giới thiệu công ty", rồi nhận về ba con số chênh nhau vài lần. Lý do không hẳn vì đơn vị nào đắt hay rẻ, mà vì mỗi bên tự hình dung một website khác nhau. Brief là cách đưa mọi người về cùng một hình dung.

Tóm tắt nhanh

• Brief không cần dài hay dùng thuật ngữ kỹ thuật. Một đến ba trang là đủ cho đa số website doanh nghiệp.
• Phần quan trọng nhất là mục tiêu, danh sách trang và danh sách chức năng.
• Gửi cùng một brief cho các đơn vị để báo giá so sánh được với nhau.
• Brief tốt cũng là cơ sở cho phụ lục phạm vi trong hợp đồng.

Mẫu brief thiết kế website 10 mục

1. Thông tin doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp, lĩnh vực, sản phẩm hoặc dịch vụ chính, thị trường phục vụ, website hiện tại nếu có. Hai đến ba câu là đủ.

2. Mục tiêu của website

Website mới cần đạt điều gì trong 6 đến 12 tháng tới? Hãy viết mục tiêu đo được:

• Nhận yêu cầu báo giá từ khách doanh nghiệp.
• Tăng đặt phòng trực tiếp, giảm phụ thuộc kênh trung gian.
• Có hồ sơ năng lực trực tuyến để gửi chủ đầu tư.
• Bán hàng trực tuyến, nhận thanh toán ngay trên website.

Mục tiêu quyết định cấu trúc website. Một website để nhận báo giá B2B sẽ rất khác website bán lẻ.

3. Khách hàng mục tiêu

Ai sẽ đọc website? Họ tìm gì, dùng điện thoại hay máy tính, đọc tiếng Việt hay cần tiếng Anh, tiếng Nhật? Ví dụ: "Khách chính là phòng mua hàng của các nhà máy may, đọc trên máy tính, cần thông số kỹ thuật và chứng chỉ chất lượng."

4. Danh sách trang (sitemap)

Liệt kê các trang cần có, theo dạng cây:

Ước lượng số lượng là điểm hay bị bỏ qua. "Trang sản phẩm" với 20 sản phẩm và với 2.000 sản phẩm là hai bài toán rất khác.

5. Danh sách chức năng

Viết theo dạng "người dùng có thể..." để tránh hiểu nhầm:

• Khách có thể lọc sản phẩm theo chất liệu và kích thước.
• Khách có thể gửi yêu cầu báo giá cho nhiều sản phẩm cùng lúc.
• Khách có thể chọn ngày, chọn phòng và thanh toán đặt cọc.
• Quản trị viên có thể duyệt bài trước khi đăng.

Đánh dấu chức năng nào bắt buộc, chức năng nào "có thì tốt". Cách này giúp đơn vị làm web đề xuất phương án theo ngân sách.

6. Nội dung và hình ảnh

Ai viết nội dung, ai cung cấp hình ảnh, đã có sẵn bao nhiêu phần trăm? Có cần dịch sang ngôn ngữ khác không? Nội dung chậm là lý do số một khiến dự án website trễ tiến độ, nên hãy trung thực ở mục này.

7. Thương hiệu và phong cách

Đã có logo, bộ nhận diện, màu sắc, phông chữ chưa? Gửi kèm hai đến ba website bạn thích và nói rõ thích điểm gì: bố cục, màu, cách trình bày sản phẩm. Cũng nên nêu những gì bạn không thích.

8. Tích hợp và hệ thống liên quan

Website có cần kết nối với phần mềm đang dùng không: phần mềm quản lý khách sạn, kế toán, CRM, cổng thanh toán, Zalo OA, công cụ gửi email? Nếu có, ghi tên phần mềm cụ thể.

9. Quản trị và vận hành

Bao nhiêu người sẽ quản trị website, có cần phân quyền không? Ai lo hosting, bảo trì sau khi website chạy? Doanh nghiệp có người kỹ thuật nội bộ không? Mục này ảnh hưởng đến việc chọn nền tảng và gói vận hành, xem thêm bài chi phí duy trì website hằng năm.

10. Ngân sách và thời hạn

Nêu khoảng ngân sách và mốc thời gian cần go-live, kèm lý do nếu có (sự kiện ra mắt, mùa cao điểm). Nhiều người ngại nêu ngân sách vì sợ bị "báo giá theo ngân sách". Thực tế, có khoảng ngân sách giúp đơn vị làm web đề xuất phương án vừa sức thay vì phương án lý tưởng mà bạn không dùng được.

Ví dụ một brief ngắn

Doanh nghiệp: Công ty sản xuất cửa nhôm kính tại TP.HCM, khách chính là chủ đầu tư, nhà thầu và gia chủ nhà phố.

Mục tiêu: Có hồ sơ năng lực trực tuyến, nhận yêu cầu khảo sát và báo giá. Đo bằng số yêu cầu báo giá mỗi tháng.

Trang: Trang chủ, Giới thiệu, Sản phẩm (3 nhóm, khoảng 30 sản phẩm), Dự án (khoảng 10 dự án), Kiến thức, Tuyển dụng, Liên hệ.

Chức năng bắt buộc: Lọc sản phẩm theo nhóm cửa và hệ nhôm; form yêu cầu báo giá; tải hồ sơ năng lực PDF; nút gọi và Zalo trên di động.

Có thì tốt: Tiếng Anh cho khách nước ngoài.

Nội dung: Đã có catalogue PDF và ảnh dự án; cần hỗ trợ biên tập lại.

Ngân sách và thời hạn: Khoảng X triệu đồng, cần go-live trước ngày Y.

Với dạng brief này, các đơn vị đều hiểu cùng một phạm vi và báo giá của họ có thể so sánh được.

Những lỗi khiến báo giá chênh nhau nhiều lần

• Chỉ ghi "giống website A". Website A có thể có hàng chục chức năng ẩn mà bạn không cần.
• Không nêu số lượng. Số sản phẩm, số dự án, số ngôn ngữ thay đổi khối lượng công việc đáng kể.
• Gộp chung "SEO" vào thiết kế. SEO kỹ thuật khác với dịch vụ SEO tăng thứ hạng lâu dài. Xem checklist website chuẩn SEO.
• Không nói ai chuẩn bị nội dung. Một bên báo giá có viết nội dung, bên kia thì không.
• Không nhắc đến chi phí các năm sau. Hãy yêu cầu mọi đơn vị báo cả chi phí năm thứ hai.

Brief khác gì tài liệu chuẩn bị ban đầu?

Bài cần chuẩn bị những gì khi bắt đầu thiết kế website liệt kê các tài liệu, tài nguyên doanh nghiệp nên gom lại. Brief là bước tiếp theo: sắp xếp những thứ đó thành một văn bản mô tả website cần làm. Khi đã chọn được đơn vị, brief được chi tiết hóa thành phụ lục phạm vi trong hợp đồng, xem thêm bài 12 điều khoản cần đọc kỹ trong hợp đồng thiết kế website.

Câu hỏi thường gặp

Không rành kỹ thuật có tự viết brief được không?

Được. Brief tốt viết bằng ngôn ngữ kinh doanh: mục tiêu, khách hàng, việc khách cần làm trên website. Phần kỹ thuật là việc của đơn vị làm web, họ sẽ hỏi thêm khi cần.

Có nên nhờ đơn vị làm web viết brief giúp?

Có thể, thông qua một buổi khảo sát. Nhưng nên tự viết bản nháp trước, vì chỉ doanh nghiệp mới biết rõ mục tiêu và khách hàng của mình. Đơn vị tư vấn sẽ giúp chuyển bản nháp thành tài liệu phạm vi chi tiết.

Brief cho website theo mẫu có cần chi tiết như vậy không?

Không. Với website theo mẫu, chỉ cần chọn mẫu, gửi logo, nội dung và thông tin liên hệ. Brief chi tiết cần cho website thiết kế riêng hoặc có chức năng nghiệp vụ. Xem website theo mẫu hay thiết kế riêng.

Nên gửi brief cho bao nhiêu đơn vị?

Ba đơn vị thường là đủ để so sánh. Quan trọng hơn số lượng là gửi cùng một brief và yêu cầu báo giá theo cùng cấu trúc.

Kết luận

Thời gian viết brief thường chỉ vài giờ, nhưng nó quyết định chất lượng của mọi bước sau: báo giá, hợp đồng, thiết kế, nghiệm thu. Càng rõ mục tiêu và phạm vi, website càng đúng việc và ít phát sinh.

Nếu bạn muốn một buổi trao đổi để hoàn thiện brief, Giải Pháp Web có thể hỗ trợ trong quá trình tư vấn. Gửi bản nháp qua lienhe@giaiphapweb.com hoặc gọi hotline 0966 318 336.